社員旅行の幹事を任されたがどうしたらいいか分からない！ 私に幹事なんて無理！！ そもそもなにからはじめたらいいの？
そんな悩める幹事様をシダーリンクトラベルは全力サポートいたします！ 大変そうで憂鬱な幹事のお仕事・・・ 幹事様もしっかりと旅行を楽しめるように、幹事さん応援ガイドを参考にして素敵な旅行にしましょう！
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①アンケートを実施して参加者の要望をリサーチ（6〜3ヶ月前）
まずは参加者の皆様の要望を聞いて旅行の方向性を決めましょう。
多くの方に満足してもらうために、要望を取り入れた旅行プランを企画することが大切です。アンケート実施する前に前年度の幹事さんがいらっしゃる場合はその方から情報収集しておくのがお勧めです。
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旅行の日程 |
いつ頃実施をするのが良いか・何泊したいか
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行き先の希望 |
どこに行きたい？（◯◯温泉・観光地等）
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やりたいこと
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旅先で何をしたいか （この観光地に行きたい・◯◯体験をしたい・◯◯が食べたい等）
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参加人数目安
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何名くらいが参加しそうか
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その他
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旅行のご予算、食事のアレルギー等注意する点がある場合は、事前に確認しておくことをお勧めします。
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②集計結果を基に弊社へご相談ください。（4〜3ヶ月前）
皆様のご意見を教えて頂き、それに合致するような形のご旅行プランを作成させて頂きます。 行き先の希望が複数ある場合は複数のコースを作成させて頂くことも可能です。 もしお気に召したプランがなかった場合や別の観光地をいれて欲しい等がある場合は追加で作成・修正させて頂くことも可能です、お気軽にご相談ください。 また皆様の意見を基に他にもオススメ出来そうなプランがある場合は追加でご提案させて頂く場合もございます。
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③プランの決定（4〜2ヶ月前）
弊社から提出させて頂いたご旅行プランをご検討ください。 どのプランにするかお決め頂いたら弊社へご連絡ください。 ご旅行の行程内容に合わせて、各地予約手続きをいたします。
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④参加者に決定したご旅行プランを案内
参加人数のアンケート（2〜1ヶ月前） 決定したプランを皆様に案内しましょう。 そして皆様に再び旅行出欠アンケートを実施し、参加人数を確定させましょう。
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⑤旅行に必要な物の準備（1ヶ月〜1週間前）
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旅行のしおりを作成。参加者全員へ把握してもらいたい内容（集合場所・行程表・持ち物・緊急連絡先など）を記載して配ります。
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新幹線など交通チケットを参加者に配布。チケット類は弊社で準備が整い次第お送りさせて頂きます。 ※当日添乗員が持参し、集合場所でお配りする場合もございます。
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ホテルの部屋割を作成。どの部屋が使用出来るかが決定次第、幹事さんへ部屋割表をお送りします。（それを基に、『誰と誰が同じ部屋にするか』を決めて頂きます。）
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宴会時必要な物の準備。余興など行う際は準備をしておきましょう。（実施する余興内容によっては、ホテルで対応出来ない場合もございますので、事前に何をするか決まり次第、ご連絡ください。）
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その他必要な物。バスの中で参加者へ配る飲み物やお菓子、 ビンゴゲームなどを行う場合はその景品などもご準備ください。（※弊社でご手配することも可能なので、必要であればご相談ください。）
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⑥ご旅行内容（当日の流れ）の事前確認
添乗員が同行する場合は各観光地でのご誘導は添乗員が行わせて頂きますが、 同行しない場合、幹事さんが参加者のご誘導をして頂く必要がございます。 各観光地での動き方・地図・ホテルに到着してからやること等、詳細を事前にご案内いたしますので、当日までにしっかり確認しておきましょう。
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⑦準備完了・旅行当日 いよいよ旅行本番
参加者の出欠確認、バス車内で参加者にご挨拶、宴会時の司会進行など、当日もやることはたくさんあります。 添乗員も全力でサポートいたしますので何かお困りの事があればお気軽にご相談ください。
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⑧ご旅行終了
無事ご旅行終了。ご旅行で掛かった旅行代金をご請求させて頂きますのでお支払いをお願いします。 また終了後のアンケート（良かった点・悪かった点等）の実施や使用した資料を保管しておき、次回幹事さんへしっかり引き継ぎできるよう準備しておきましょう。
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